Bawaslu Jateng Perkuat Teknik Penerimaan Laporan, Tekankan Ketelitian dan Empati Pelayanan

SEMARANG – Penerimaan laporan dugaan pelanggaran pemilihan menjadi pintu awal proses penanganan sekaligus salah satu titik penting dalam membangun kepercayaan masyarakat terhadap Bawaslu. Karena itu, ketelitian petugas dalam menerima, menggali, dan mencatat informasi menjadi bagian yang tidak dapat diabaikan.

Hal tersebut menjadi fokus SAJADAH (Selasa Jumat Diskusi Asik dan Hangat) Volume 4 Bawaslu Provinsi Jawa Tengah yang membahas Teknik Penerimaan Laporan Dugaan Pelanggaran Pemilihan. Kegiatan ini diarahkan untuk memperkuat kapasitas jajaran sekaligus membangun budaya kerja yang responsif, kolaboratif, dan berorientasi pada pelayanan masyarakat.

Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Jawa Tengah, Yessi Yunius, menekankan bahwa penguatan kapasitas sumber daya manusia tidak cukup hanya dengan memahami tugas masing-masing bagian. Menurutnya, diperlukan perubahan budaya kerja yang ditandai dengan koordinasi lintas bagian dan tumbuhnya empati terhadap masyarakat maupun sesama pegawai.

“Kunci suksesnya adalah mengubah budaya kerja dan membangun empati,” ujar Yessi.

Ia menjelaskan, setiap bagian di lingkungan Bawaslu memiliki tugas dan fungsi yang berbeda, tetapi seluruhnya saling berkaitan dalam mendukung pelayanan kelembagaan. Karena itu, jajaran perlu memiliki pemahaman dasar mengenai tugas bagian lain agar masyarakat tidak harus berpindah-pindah ketika membutuhkan layanan.

“Masyarakat yang datang ke kantor Bawaslu belum tentu mengetahui harus menemui bagian mana. Karena itu, kita perlu memahami tugas dan fungsi lintas bagian,” jelasnya.

Yessi mencontohkan, pemahaman tersebut mencakup tugas Humas, Hukum, Data dan Informasi, Keuangan, maupun SDM. Dengan pemahaman lintas fungsi, koordinasi dapat berjalan lebih cepat dan pelayanan kepada masyarakat tidak terhambat oleh sekat antarbagian.

Ia mengibaratkan kolaborasi tersebut seperti lidi yang disatukan menjadi sapu. Setiap lidi memiliki keterbatasan, tetapi ketika disatukan akan memiliki kekuatan dan manfaat yang lebih besar.

“Jangan dibiarkan temannya sendiri berjalan sendiri, mari kita bergandengan tangan,” pesannya.

Jangan Menghakimi Pelapor

Materi utama SAJADAH Volume 4 disampaikan oleh Nadia Septia Paulina, Penata Kelola Pengawas Pemilu Ahli Pertama Bawaslu Provinsi Jawa Tengah.

Nadia mengajak peserta melihat proses penerimaan laporan dari perspektif masyarakat. Menurutnya, pelapor dapat datang dalam kondisi gugup, khawatir, atau bahkan untuk pertama kalinya berhadapan dengan lembaga pengawas pemilihan.

Dalam situasi tersebut, petugas penerimaan laporan menjadi salah satu pihak pertama yang berinteraksi langsung dengan masyarakat.

“Laporan yang diterima dengan baik akan menjadi awal proses penanganan yang kuat. Laporan yang diterima asal-asalan bisa membuat pelapor kecewa, berkas cacat, dan kepercayaan publik kepada kita ikut turun,” jelas Nadia.

Ia menegaskan, penerimaan laporan bukan semata-mata menjadi tanggung jawab petugas yang berada di meja layanan. Setiap pegawai berpotensi berhadapan dengan masyarakat yang datang membawa informasi mengenai dugaan pelanggaran.

Karena itu, pemahaman mengenai teknik penerimaan laporan perlu menjadi pengetahuan bersama. Nadia mengajak peserta memahami tiga hal mendasar: siapa yang berhak melapor, apa yang perlu disiapkan, dan bagaimana proses yang dilakukan setelah pelapor datang ke kantor Bawaslu.

Salah satu hal yang ditekankan adalah pentingnya membedakan antara dugaan pelanggaran, laporan, dan temuan. Laporan merupakan dugaan pelanggaran pemilihan yang disampaikan oleh pelapor kepada pengawas pemilihan, sedangkan temuan merupakan hasil pengawasan yang dilakukan oleh jajaran pengawas.

Menurut Nadia, petugas penerimaan laporan tidak bertugas langsung menentukan benar atau tidaknya dugaan yang disampaikan masyarakat. Penilaian tersebut masih harus melalui tahapan kajian dan pemeriksaan sesuai ketentuan.

“Tugas kita di meja depan adalah menerima dan mencatat dengan benar, bukan malah menghakimi,” tegasnya.

Karena laporan yang disampaikan masyarakat pada tahap awal masih berupa dugaan, petugas perlu menggali informasi secara objektif dan memastikan keterangan pelapor dapat dituangkan secara jelas dalam dokumen laporan.

Ketelitian Menentukan Kualitas Laporan

Nadia kemudian menjelaskan penggunaan Form A1 dan Form A3 dalam proses penerimaan laporan. Form A1 merupakan formulir laporan yang memuat uraian peristiwa yang dilaporkan, sedangkan Form A3 merupakan tanda bukti penyampaian laporan kepada pelapor.

Ia menekankan bahwa Form A1 diisi oleh petugas berdasarkan informasi yang disampaikan pelapor. Karena itu, kemampuan mendengarkan, menggali informasi, mengajukan pertanyaan, dan menuangkan keterangan secara tepat menjadi faktor penting dalam menghasilkan laporan yang jelas.

“Kalau pertanyaannya kita bagus, laporan yang tertulis akan rapi dan jelas. Kalau kita asal mencatat, laporannya pasti akan kabur,” jelas Nadia.

Sebelum mengisi formulir, petugas juga perlu memastikan peristiwa yang disampaikan dapat diketahui secara rinci dan jelas serta bukan merupakan sengketa proses.

Untuk memperjelas materi, Nadia memberikan contoh bagaimana informasi yang masih umum dapat digali menjadi keterangan yang lebih lengkap. Unsur waktu, tempat, pihak yang terlibat, peristiwa yang terjadi, hingga bukti pendukung perlu digali melalui pertanyaan yang tepat.

Pertanyaan sederhana seperti kapan peristiwa terjadi, di mana lokasi kejadian, siapa yang melihat, dan apakah terdapat bukti dapat membantu pelapor menyampaikan informasi secara lebih lengkap.

Pastikan Layanan Siap Saat Dibutuhkan

Selain aspek substansi, kesiapan sarana dan prasarana juga menjadi bagian penting dalam penerimaan laporan. Meja dan kursi, alat tulis, komputer, printer, kertas, tinta, buku penyampaian laporan, buku register, hingga pedoman hukum perlu dipastikan tersedia.

Menurut Nadia, kesiapan tersebut merupakan bagian dari kualitas pelayanan karena proses penerimaan laporan tidak hanya membutuhkan kemampuan petugas, tetapi juga dukungan sarana yang memadai.

Kesiapan layanan menjadi semakin penting pada periode yang memiliki sensitivitas waktu tinggi, termasuk masa tenang, hari pemungutan suara, dan penghitungan suara. Pada periode tersebut, petugas piket, kontak yang dapat dihubungi, serta ruang penerimaan laporan perlu dipastikan siap digunakan.

Melalui SAJADAH Volume 4, Bawaslu Provinsi Jawa Tengah mendorong agar penguatan kapasitas jajaran tidak berhenti pada pemahaman teknis, tetapi diterjemahkan dalam perilaku pelayanan sehari-hari.

Penerimaan laporan pada akhirnya bukan sekadar proses administratif. Di balik setiap laporan terdapat masyarakat yang membutuhkan ruang untuk menyampaikan informasi. Karena itu, ketelitian, penguasaan aturan, kemampuan berkoordinasi, dan empati menjadi bagian penting dalam menjaga kualitas pelayanan Bawaslu kepada publik.