SAJADAH Volume 5 Perkuat Pemahaman Kearsipan dan Tata Naskah Dinas Bawaslu Jateng

SEMARANG – Bawaslu Provinsi Jawa Tengah kembali melaksanakan kegiatan Sharing Knowledge SAJADAH (Selasa-Jumat Diskusi Asyik dan Hangat) Volume 5 dengan mengangkat tema “Kearsipan dan Tata Naskah Dinas”. Kegiatan yang dilaksanakan secara daring melalui Zoom tersebut menjadi ruang berbagi pengetahuan sekaligus penguatan kapasitas jajaran Bawaslu Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan arsip dan tata naskah dinas.

Kegiatan tersebut diikuti oleh jajaran di lingkungan Bawaslu Provinsi Jawa Tengah. Kepala Bagian Pengawasan Pemilu Bawaslu Provinsi Jawa Tengah, Herusse Yulanda, S.IP., turut hadir dan memberikan sambutan dalam kegiatan tersebut.

Dalam sambutannya, Herusse menegaskan bahwa kegiatan SAJADAH merupakan agenda rutin yang tetap perlu dilaksanakan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kapasitas sumber daya manusia, meskipun sejumlah pejabat sedang berhalangan hadir karena sakit maupun menjalankan tugas kedinasan di luar daerah.

“Meskipun Ibu Kasek sedang sakit, Pak Bayu ada kegiatan di luar, Pak Kabag Adibay juga sedang di Jakarta, Pak Kabag Bre juga sedang di Jakarta menghadiri kegiatan, namun bukan berarti kegiatan rutin kita harus dijeda. Tetap kita lanjutkan sebagaimana jadwal yang sudah disusun,” ujar Herusse.

Herusse juga mengajak seluruh peserta untuk menjadikan kegiatan SAJADAH sebagai ruang belajar bersama. Menurutnya, peserta tidak perlu takut melakukan kesalahan dalam proses belajar karena setiap proses pembelajaran membutuhkan keberanian untuk mencoba dan melakukan perbaikan.

“Lagi-lagi kita di sini itu sama-sama belajar, tidak perlu takut untuk salah, karena semua hal yang benar itu dimulai dari hal-hal yang salah,” tuturnya.

Materi dalam SAJADAH Volume 5 disampaikan oleh Bella Suci, yang membahas pengelolaan kearsipan, khususnya arsip dinamis, serta tata naskah dinas di lingkungan Bawaslu Provinsi Jawa Tengah.

Dalam pemaparannya, Bella menekankan bahwa kearsipan dan tata naskah dinas tidak boleh dipandang sebagai pekerjaan administratif semata. Keduanya memiliki peran penting dalam mendukung tata kelola kelembagaan.

“Kearsipan dan tata naskah jangan disepelekan karena keduanya adalah cerminan kelembagaan,” jelasnya.

Bella menjelaskan, arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dapat berbentuk fisik, seperti surat, nota dinas, risalah, dan berkas kegiatan, maupun berbentuk elektronik, seperti dokumen digital, surat elektronik kedinasan, dan rekaman sistem.

Berdasarkan penggunaannya, arsip dinamis terdiri atas arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital. Arsip aktif merupakan arsip yang masih sering digunakan dalam pekerjaan sehari-hari. Sementara arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, tetapi masih harus disimpan sesuai masa retensinya. Adapun arsip vital merupakan arsip yang menjadi dasar kelangsungan operasional dan sulit atau tidak dapat tergantikan apabila hilang atau rusak.

Pengelolaan arsip dinamis mencakup beberapa tahapan, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan. Penciptaan arsip dilakukan oleh masing-masing unit sesuai tugas dan fungsi, seperti bidang SDM, keuangan, BMN, pengawasan, hukum dan humas, data dan informasi, penanganan pelanggaran, serta penyelesaian sengketa.

Pada tahap pemeliharaan, arsip perlu ditata, dilindungi, dan dijaga keutuhannya. Arsip yang masih aktif disimpan pada unit pencipta masing-masing. Setelah menjadi arsip inaktif dan masa simpannya telah selesai, arsip dapat dipindahkan ke unit kearsipan melalui prosedur penyerahan.

Sementara itu, penyusutan arsip dilakukan melalui pemindahan, pemusnahan, atau penyerahan sesuai ketentuan. Arsip yang memiliki nilai permanen dapat diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah di Dinas Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

Dalam era digital, pengelolaan arsip elektronik juga menjadi bagian penting yang dibahas. Peserta diingatkan untuk memastikan versi final dokumen, naskah yang telah disahkan, lampiran, metadata, serta bukti proses tersimpan dengan baik.

Pengelolaan surat keluar juga dilakukan melalui aplikasi SRIKANDI. Dalam proses tersebut, surat perlu diperkaskan pada unit pencipta arsip masing-masing sehingga pengelolaan dan penemuan kembali dokumen dapat dilakukan secara lebih mudah.

Selain itu, autentisitas arsip elektronik perlu dijaga dengan mempertahankan informasi mengenai pencipta, waktu, status tanda tangan elektronik, riwayat proses, dan integritas berkas. Penggunaan kata kunci, nomor, tanggal, klasifikasi, dan indeks secara konsisten juga diperlukan untuk mempermudah penemuan kembali arsip.

Peserta juga didorong untuk melakukan pencadangan data sebagai bagian dari pengendalian risiko terhadap arsip elektronik.

Sebagai tindak lanjut, Bawaslu Provinsi Jawa Tengah akan memperkuat pengelolaan arsip melalui penunjukan PIC arsip pada setiap bagian. PIC tersebut nantinya bertugas menginventarisasi arsip serta melakukan registrasi arsip aktif dan inaktif sesuai jadwal retensi, baik dalam bentuk hard file maupun soft file.

Registrasi arsip direncanakan dilakukan secara berkala setiap enam bulan. Data arsip akan dikelola menggunakan Google Sheet yang dapat diakses oleh bagian terkait. Untuk arsip dalam bentuk soft file, tautan dokumen dapat dicantumkan dalam daftar tersebut. Sementara arsip fisik yang memiliki nilai permanen dapat dilakukan digitalisasi sesuai kebutuhan.

Setelah arsip dinyatakan inaktif dan masa retensinya telah berakhir, arsip dapat diserahkan kepada unit kearsipan dengan dilengkapi berita acara dan daftar arsip yang diserahkan. Selanjutnya, arsip akan ditata dan disimpan di record center Bawaslu Provinsi Jawa Tengah.

Selain kearsipan, kegiatan juga membahas tata naskah dinas. Tata naskah dinas merupakan pengaturan mengenai jenis, susunan, bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatangan, serta pengendalian naskah yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Penerapan tata naskah dinas bertujuan mewujudkan keseragaman bentuk, susunan, dan tata cara penyusunan naskah dinas serta menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.

Jenis naskah dinas yang dibahas meliputi naskah dinas arahan, naskah dinas korespondensi, dan naskah dinas khusus. Naskah dinas arahan mencakup antara lain peraturan, instruksi, surat edaran, SOP, surat keputusan, dan surat tugas. Sementara naskah dinas korespondensi meliputi nota dinas, memorandum, disposisi, undangan internal, serta surat dinas. Adapun naskah dinas khusus antara lain berupa surat perjanjian, surat keterangan, surat pernyataan, berita acara, surat kuasa, dan pengumuman.

Dalam kesempatan tersebut juga dijelaskan mengenai penyesuaian format surat tugas yang digunakan di lingkungan Bawaslu. Salah satu perubahan berkaitan dengan penempatan dasar surat tugas pada bagian “menimbang” sesuai format yang diperbarui.

Melalui SAJADAH Volume 5, Bawaslu Provinsi Jawa Tengah mendorong seluruh jajaran untuk meningkatkan ketertiban dalam pengelolaan arsip dan penyusunan naskah dinas. Pengelolaan arsip yang tertata, terlindungi, autentik, dan mudah ditemukan kembali menjadi bagian penting dalam mendukung pelaksanaan tugas kelembagaan.

Kegiatan ini sekaligus menjadi ruang pembelajaran bersama bagi jajaran Bawaslu Provinsi Jawa Tengah untuk menyamakan pemahaman mengenai kearsipan dan tata naskah dinas, sehingga pelaksanaan administrasi kelembagaan dapat berjalan lebih tertib, efektif, dan akuntabel.