SAJADAH Volume 17 Dorong Transformasi Digital, Bawaslu Jateng Perkuat Tata Kelola Pemeliharaan Aset

SEMARANG – Transformasi digital menjadi salah satu langkah penting dalam mewujudkan tata kelola kelembagaan yang efektif, transparan, dan akuntabel. Menjawab kebutuhan tersebut, Bawaslu Provinsi Jawa Tengah terus mendorong peningkatan kapasitas sumber daya manusia melalui kegiatan SAJADAH (Selasa Jumat Diskusi Asik dan Hangat) Volume 17 yang dilaksanakan secara daring, Jumat (6/11/2026).

Mengusung semangat “Kompetensi Meningkat, Keakraban Melekat”, kegiatan kali ini mengangkat tema implementasi sistem informasi pemeliharaan aset terintegrasi di lingkungan Sekretariat Bawaslu Provinsi Jawa Tengah.

Kegiatan dibuka dengan arahan Kepala Bagian Hukum, Humas, Data dan Informasi, Bayu Indra Permana. Dalam sambutannya, Bayu mengapresiasi konsistensi pelaksanaan SAJADAH yang telah memasuki volume ke-17. Menurutnya, kegiatan peningkatan kapasitas tersebut telah melahirkan berbagai inisiatif dan gagasan yang memberikan manfaat nyata bagi pengembangan kelembagaan.

Ia menekankan bahwa pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas kerja sehari-hari. Berbagai fasilitas seperti laptop, kendaraan dinas, meja, kursi, dan perlengkapan kantor lainnya membutuhkan pengelolaan serta pemeliharaan yang tertib.

“Pengelolaan BMN memiliki proses yang cukup panjang, mulai dari pencatatan, pemeliharaan ketika terjadi kerusakan, hingga proses penghapusan. Karena itu, perlu ada penyempurnaan proses bisnis agar pengelolaan BMN dapat berjalan lebih efektif dari hulu sampai hilir,” ujarnya.

Materi utama disampaikan oleh Latif Yulianto, Staf Pengelola Barang Milik Negara (BMN) Bawaslu Provinsi Jawa Tengah, yang memaparkan inovasi bertajuk Tata Kelola Transformasi Digital Pemeliharaan Aset di Lingkungan Bawaslu Provinsi Jawa Tengah.

Latif menjelaskan bahwa inovasi tersebut merupakan bagian dari implementasi rencana aksi perubahan yang dikembangkan untuk menjawab sejumlah persoalan dalam pengelolaan pemeliharaan aset, khususnya peralatan dan mesin.

Menurutnya, terdapat beberapa tantangan yang melatarbelakangi pengembangan sistem tersebut. Di antaranya usia aset yang sebagian besar telah mencapai lebih dari lima tahun, pencatatan pemeliharaan yang masih dilakukan secara manual, serta belum optimalnya dokumentasi riwayat perbaikan aset.

Kondisi tersebut menyebabkan proses pemantauan dan penelusuran riwayat pemeliharaan belum berjalan secara optimal. Padahal, setiap perbaikan aset, termasuk penggantian komponen seperti keyboard laptop, perlu tercatat sebagai bagian dari riwayat pemeliharaan BMN.

Sebagai solusi, dikembangkan SIMPAT-PMN (Sistem Informasi Pemeliharaan Aset Terintegrasi), sebuah aplikasi berbasis web yang dibangun melalui ekosistem Google Apps Script dan Google Workspace bersama ThinkEffective.

SIMPAT-PMN dirancang untuk mengintegrasikan proses inventarisasi kerusakan, estimasi biaya teknis, hingga pencatatan administrasi pemeliharaan aset dalam satu sistem digital. Aplikasi ini juga dapat diakses melalui komputer maupun telepon pintar sehingga memudahkan pegawai menyampaikan laporan kerusakan tanpa terbatas tempat dan waktu.

Dalam implementasinya, pegawai yang menemukan kerusakan aset dapat bertindak sebagai pengguna atau pelapor. Proses pelaporan dilakukan secara sederhana tanpa memerlukan akun untuk masuk ke aplikasi. Pegawai cukup mengisi identitas, lokasi, dan Nomor Urut Kode (NUK) barang, kemudian mengunggah foto serta menyampaikan keluhan atau kondisi kerusakan aset.

Selanjutnya, laporan tersebut akan ditindaklanjuti oleh administrator atau pengelola BMN. Tim administrator memiliki kewenangan untuk melakukan verifikasi terhadap laporan dan memperbarui status penanganan perbaikan melalui sistem.

Latif juga mengingatkan pentingnya menjaga label identitas BMN yang terpasang pada setiap aset. Label tersebut memuat informasi penting, seperti kode dan nama satuan kerja, NUK barang, serta tahun perolehan. Apabila label mengalami kerusakan atau tulisannya tidak lagi terbaca, pegawai perlu menyampaikan kepada pengelola BMN agar dapat dilakukan pencetakan ulang dan pemasangan kembali.

Menurutnya, keberadaan label identitas aset menjadi bagian penting dalam mendukung tertib administrasi dan memudahkan proses pengawasan, termasuk ketika dilakukan pemeriksaan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK).

Lebih lanjut, Latif menjelaskan bahwa pengembangan SIMPAT-PMN direncanakan melalui beberapa tahapan. Pada tahap jangka pendek, periode September hingga November 2026 difokuskan pada implementasi, peluncuran, dan sosialisasi aplikasi. Tahap berikutnya mencakup monitoring, evaluasi, serta peninjauan berkala untuk menyempurnakan fungsi sistem. Sementara itu, pengembangan jangka panjang diarahkan pada penambahan fitur-fitur lanjutan sesuai kebutuhan implementasi.

Penerapan sistem ini diharapkan mampu meningkatkan efisiensi pengelolaan BMN sekaligus memperkuat kontrol pimpinan melalui fitur pelacakan atau tracking. Melalui fitur tersebut, pimpinan dapat memantau aset yang telah mendapatkan pemeliharaan, besaran biaya perbaikan, serta frekuensi pemeliharaan sebagai bahan evaluasi dan pengambilan kebijakan.

Melalui SAJADAH Volume 17, Bawaslu Provinsi Jawa Tengah menegaskan komitmennya untuk terus membangun budaya belajar dan berbagi pengetahuan di lingkungan sekretariat. Inovasi yang lahir dari peningkatan kapasitas pegawai diharapkan tidak berhenti sebagai gagasan, tetapi dapat diimplementasikan menjadi solusi konkret dalam mendukung tata kelola kelembagaan yang semakin modern, efektif, dan akuntabel.